Firmenbuch: Eintragungspflicht und Publizität

Das Firmenbuch ist das Rückgrat des österreichischen Unternehmensrechts. Wenn du als Baumeister eine GmbH gründest, eine OG betreibst oder als Einzelunternehmer bestimmte Umsatzgrenzen überschreitest, kommst du am Firmenbuch nicht vorbei. Und bei der Baumeisterprüfung ist das Firmenbuch ein fester Bestandteil des Prüfungsstoffs.

Was ist das Firmenbuch?

Das Firmenbuch ist eine öffentlich zugängliche Datenbank, die von Firmenbuchgerichten (Landesgerichten; in Wien: Handelsgericht Wien) geführt wird. Es dient der Offenlegung wichtiger Rechtsverhältnisse, die für den rechtsgeschäftlichen Verkehr von Bedeutung sein können.

Es enthält aktuelle Daten von Unternehmen und kann von jedem ohne Nachweis abgefragt werden. Das Firmenbuch besteht aus zwei Teilen: dem Hauptbuch und der Urkundensammlung.

Anmeldungen zur Eintragung ins Firmenbuch müssen in der Regel schriftlich und in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden.

Was bedeutet Publizitätswirkung beim Firmenbuch?

Die Publizitätswirkung ist eines der zentralsten Konzepte im Unternehmensrecht — und ein beliebtes Prüfungsthema.

Positive Publizität

Alles, was im Firmenbuch eingetragen ist, wird als korrekt und bekannt angesehen. Eingetragene Informationen gelten nach 15 Tagen ab Eintragung als wahr und gültig. Das Firmenbuch und seine Eintragungen schützen den gutgläubigen Geschäftsverkehr.

Für dich als Baumeister heißt das: Wenn ein Geschäftspartner im Firmenbuch als Geschäftsführer einer GmbH eingetragen ist, darfst du dich darauf verlassen — auch wenn die Bestellung intern bereits widerrufen wurde.

Negative Publizität

Nicht eingetragene Informationen werden als unwahr oder ungültig betrachtet. Was nicht im Firmenbuch steht, kann Dritten nicht entgegengehalten werden.

Praxis-Beispiel: Du schließt einen Vertrag mit einer Bau-GmbH ab. Der Geschäftsführer wurde intern bereits abberufen, aber das Firmenbuch wurde noch nicht aktualisiert. Der alte Geschäftsführer kann dich durch die Firmenbuch-Eintragung immer noch wirksam vertreten — du bist durch die positive Publizität geschützt.

Wer muss sich ins Firmenbuch eintragen lassen?

Pflicht-Eintragung

Folgende Rechtsträger müssen in jedem Fall im Firmenbuch eingetragen werden:
– Einzelunternehmer, die zur Rechnungslegung verpflichtet sind (§ 189 UGB)
– GmbH, AG, OG, KG
– Genossenschaften, SE, SCE

Wann ist der Einzelunternehmer eintragungspflichtig?

Natürliche Personen als Einzelunternehmer müssen sich registrieren, wenn sie laut § 189 UGB zur Rechnungslegung verpflichtet sind:

Wenn der Jahresumsatz in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils mehr als 700.000 Euro ausmacht, oder
Wenn der Jahresumsatz in einem Geschäftsjahr mehr als 1.000.000 Euro beträgt

Jede natürliche Person hat zusätzlich die Möglichkeit, sich freiwillig im Firmenbuch eintragen zu lassen.

Prüfungstipp: Die Umsatzgrenzen für die Eintragungspflicht des Einzelunternehmers sind ein Prüfungsklassiker. Merke dir die zwei Varianten: 700.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren ODER 1.000.000 Euro in einem einzigen Jahr. Sobald eine dieser Grenzen erreicht ist, wird aus dem nicht eingetragenen Unternehmer ein eintragungspflichtiger Unternehmer. Die freiwillige Eintragung ist jederzeit möglich — auch wenn du unter den Grenzen liegst. Das kann sinnvoll sein, um im Geschäftsverkehr professioneller aufzutreten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt in der Praxis: Die Publizitätswirkung des Firmenbuchs schützt den gutgläubigen Geschäftsverkehr — also auch dich. Wenn du mit einem Unternehmen einen Vertrag abschließt, kannst du dich auf die Firmenbuch-Eintragungen verlassen. Ist der Geschäftsführer im Firmenbuch eingetragen, darfst du davon ausgehen, dass er die Gesellschaft wirksam vertreten kann. Deshalb mein Rat: Mache vor der Beauftragung von Subunternehmern und vor dem Abschluss größerer Verträge immer eine Firmenbuch-Abfrage. Das kostet online nur wenige Euro und kann dich vor bösen Überraschungen bewahren.

Pflichtangaben für eingetragene Unternehmer

Gemäß § 14 UGB müssen eingetragene Unternehmer auf allen Geschäftsbriefen, Bestellscheinen und Webseiten folgende Angaben machen:
– Die Firma
– Die Rechtsform
– Den Sitz des Unternehmers
– Die Firmenbuchnummer
– Gegebenenfalls den Hinweis auf Liquidation
– Das Firmenbuchgericht

Was ist eine Firma im Sinne des UGB?

Die Firma ist nicht das Unternehmen selbst, sondern der in das Firmenbuch eingetragene Name eines Unternehmers, unter dem er seine Geschäfte betreibt und die Unterschrift abgibt (§ 17 Abs. 1 UGB).

Grundsätze der Firmenbildung

Kennzeichnungskraft: Die Firma muss zur Kennzeichnung des Unternehmers geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen (§ 18 Abs. 1 UGB)
Irreführungsverbot: Die Firma darf keine Angaben enthalten, die geeignet sind, über geschäftliche Verhältnisse irrezuführen (§ 18 Abs. 2 UGB)
Rechtsformzusatz: Jede Firma muss deutlich erkennen lassen, in welcher Rechtsform das Unternehmen geführt wird (z. B. e.U., OG, KG, GmbH, AG)
Keine fremden Namen: Es ist prinzipiell verboten, fremde Namen in den Firmenwortlaut aufzunehmen (Ausnahme: Unternehmenserwerb und Fortführung)

Wie bekommst du eine Firmenbuchnummer?

Jeder Rechtsträger, der im Firmenbuch registriert wird, erhält automatisch eine Firmenbuchnummer. Diese Nummer ist dein eindeutiges Identifikationsmerkmal im Rechtsverkehr.

Für die PAK Immobilien Bildungs GmbH lautet die Firmenbuchnummer beispielsweise FN 607979m — eingetragen beim Handelsgericht Wien.

Praxisbeispiel: Firmenbuch-Abfrage vor Auftragsvergabe

Stell dir vor, du planst eine Großbaustelle und willst einen Subunternehmer für die Erdarbeiten beauftragen. Die Firma nennt sich „Erdbau Meier GmbH“. Bevor du den Auftrag vergibst, machst du eine Firmenbuch-Abfrage. Was kannst du daraus erfahren?

Firmenwortlaut und Sitz: Stimmt der Name mit dem, was auf dem Angebot steht?
Geschäftsführer: Wer ist vertretungsbefugt? Nur der, der unterschrieben hat, wenn er Geschäftsführer ist.
Stammkapital: Wie ist die Gesellschaft kapitalisiert? Eine GmbH mit dem Mindeststammkapital von 35.000 Euro hat weniger Puffer als eine mit 100.000 Euro.
Prokuristen: Hat jemand Prokura? Das erweitert den Kreis der Vertretungsbefugten.
Jahresabschlüsse: Wurden die Jahresabschlüsse fristgerecht offengelegt? Fehlende Offenlegung kann ein Warnsignal sein.
Insolvenzvermerke: Gab es ein Insolvenzverfahren? Das ist über das Firmenbuch ersichtlich.

Diese Firmenbuch-Abfrage kostet wenig Zeit und Geld, kann dich aber vor einem problematischen Vertragspartner bewahren. In der Praxis mache ich das bei jedem neuen Subunternehmer.

Firmenbuch und Baumeister-Haftpflicht

Ein wichtiger Zusammenhang: Die Haftpflichtversicherung nach § 99 Abs. 7 GewO ist zwar nicht im Firmenbuch eingetragen, aber die Gewerbeberechtigung selbst ist über das GISA prüfbar. Bei der Beauftragung von Subunternehmern solltest du neben dem Firmenbuch auch das GISA prüfen — hat der Subunternehmer die erforderliche Gewerbeberechtigung?

Das Wichtigste auf einen Blick

Das Firmenbuch ist eine öffentliche Datenbank, geführt von Firmenbuchgerichten
Positive Publizität: Eingetragenes gilt nach 15 Tagen als wahr und bekannt
Negative Publizität: Nicht Eingetragenes kann Dritten nicht entgegengehalten werden
Pflicht-Eintragung für GmbH, AG, OG, KG und Einzelunternehmer über den Umsatzgrenzen (700.000/1.000.000 Euro)
Die Firma muss Kennzeichnungskraft haben, darf nicht irreführen und muss die Rechtsform erkennen lassen
Eingetragene Unternehmer müssen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und Webseiten machen

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Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen positiver und negativer Publizität?

Positive Publizität bedeutet, dass alles, was im Firmenbuch eingetragen ist, nach 15 Tagen als wahr und bekannt gilt — auch gegenüber Dritten. Negative Publizität bedeutet, dass nicht eingetragene Tatsachen Dritten nicht entgegengehalten werden können.

Ab wann muss sich ein Einzelunternehmer ins Firmenbuch eintragen?

Wenn der Jahresumsatz in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils 700.000 Euro übersteigt oder in einem einzelnen Geschäftsjahr 1.000.000 Euro überschreitet (§ 189 UGB). Eine freiwillige Eintragung ist jederzeit möglich.

Was ist eine Firma im rechtlichen Sinn?

Die Firma ist nicht das Unternehmen, sondern der eingetragene Name, unter dem ein Unternehmer im Geschäftsverkehr auftritt und Verträge abschließt (§ 17 UGB). Sie muss Kennzeichnungskraft besitzen und darf nicht irreführend sein.

Welche Angaben müssen auf Geschäftsbriefen stehen?

Gemäß § 14 UGB müssen eingetragene Unternehmer Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht angeben — auf allen Geschäftsbriefen, Bestellscheinen und Webseiten.

PAK Immobilien Bildungs GmbH bietet Österreichs umfassendste Online-Vorbereitung auf die Baumeister-Befähigungsprüfung. Mit praxisnahen Video-Kursen, interaktiven Übungsfragen und persönlicher Betreuung durch erfahrene Baumeister.

Über den Autor: Bmstr. Dipl.-Ing. Edris Paknehad ist Gründer und Geschäftsführer der PAK Immobilien Bildungs GmbH. Als TU-Wien-Absolvent und erfahrener Baumeister mit Expertise in Infrastruktur, Wohnbau und Bauaufsicht bereitet er angehende Baumeister gezielt auf die Befähigungsprüfung vor.